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La informalidad empresarial, una cuestión de datos

Ivan Angulo Reyna 1555689793199
La informalidad más allá de circunscribirse a una situación legal puede analizarse desde el enfoque de gestión de la información que construye el marco de criterios para la toma de decisiones y separa a las empresas formales de las que no.
Iván Angulo Reyna

MBA en Administración y Finanzas

Dejemos de lado las nociones legales de la formalidad que la reducen a una cuestión de registro y tributación. Yendo más allá de su situación legal ¿Cómo podríamos identificar la informalidad en una empresa partiendo del conocimiento de su gestión y sus procesos?. Podríamos comenzar por lo general, partiendo de si la empresa ha desarrollado su plan estratégico (Misión, Visión, FODA, PEST) y ha estudiado su mercado y entorno (fuerzas de Porter, 5P, 7S, stakeholders), también podemos evaluar su nivel de formalidad dependiendo de la organización de sus procesos, la capacitación de su personal, la cadena de valor y el diseño de su producto o servicio. También es importante conocer si posee un plan financiero que refleje sus principales indicadores.

Sin embargo, existen empresas que poseen cierta documentación, aunque deficiente, sobre su planteamiento estratégico y que -dicen- conocer su mercado. Es por ello que he creído conveniente resumir los aspectos previamente revisados en uno clave: la gestión de la información. La pregunta que revelaría el estado de formalidad de una empresa sería ¿En qué medida sus decisiones están basadas en un análisis de datos?. Es una pregunta aparentemente simple pero fundamental. De la misma forma en que todos los caminos conducían a Roma, la mayoría de las herramientas de gestión (planes estratégicos, estudios de mercado, análisis financieros, organización de procesos) persiguen un sólo fin: brindar datos certeros para la correcta toma de decisiones, lo cual implica una diferencia importante en el enfoque de gestión. Esta es la diferencia entre el empresario A que establece el precio de su producto basado en su conocimiento subjetivo del negocio y el empresario B que establece el precio y las características de su producto basado en un estudio de mercado, un análisis de costos y una proyección financiera; es la diferencia entre el empresario A que maneja su negocio según los eventos del día a día y el empresario B que planifica la producción de su empresa considerando la tendencia de los precios, la estacionalidad, su capacidad operativa y el feedback de sus clientes.

Esto nos brinda un enfoque en donde el manejo de la información es un indicador del nivel de formalidad. He visto análisis financieros cuyos supuestos no están basados en datos comerciales reales (el Excel aguanta todo), así como investigaciones de mercado que no cuentan con análisis de hipótesis y validación estadística, así como empresas que no conocen cómo sus costos varían respecto a su producción y ventas. Esto reduce el nivel de objetividad y validez de sus operaciones. Mientras más subjetivo sea el marco que sostiene las decisiones empresariales en cualquier nivel (desde el gerente hasta el encargado de limpieza), mayor es la ambigüedad e informalidad de dicha empresa; por el contrario si el vendedor posee formatos y herramientas para registrar y analizar sus ventas, si logística posee un control eficiente de los inventarios, si finanzas posee data de los gastos, correctamente clasificados por cada área, si operaciones conoce los costos por actividad de sus productos, y finalmente, dichas áreas coordinan y usufructan los datos para contrastar indicadores y afinar sus decisiones, entonces podemos hablar de formalidad.

Este enfoque de la gestión de la información no es nuevo, la ISO 9001 lo incorpora en uno de sus principios llamado «Toma de decisiones basadas en evidencias» en donde señala que «las decisiones basadas en el análisis y evaluación de datos e información tienen mayor probabilidad de producir resultados esperados y deseados». Sin embargo la gestión de la información debe ser eficiente; que una empresa posea plenitud de reportes y formatos en grandes archivadores no significa que sea capaz de diseccionar dichos registros hasta formular indicadores válidos sobre los cuales conducirse. La información debe ser holística, existen empresas que conocen al detalle sus compras, venta e inventario pero flaquean en el conocimiento de su mercado y de las necesidades, expectativas y deseos de sus clientes, lo que hace decrecer su nivel de competitividad. Existen empresas que comercializan productos novedosos y de alta gama pero que por no sincerar su plan financiero han incurrido en problemas de liquidez además que la poca rotación de inventarios incrementó el costo unitario de sus productos por sobre su margen.

Si bien es difícil recabar los datos y analizar la información, este es un paso necesario para la organización y mejora de los procesos de cualquier empresa, dado que para iniciar una mejora el primer paso es saber qué y cómo mejorar. Es cierto que una persona brillante y con conocimientos en operaciones podría organizar las áreas, los procesos y el flujo de trabajo de forma práctica basándose en su criterio profesional, sin aparentemente profundizar en el análisis de la información disponible, pero implícitamente lo ha hecho: ha tenido que hacer cálculos, que costear los recursos, que medir la capacidad del personal, que desarrollarse bajo un esquema lógico para plantear sólidamente dicho proyecto. Es por ello que la gestión de la información para la toma de decisiones no es sólo un concepto de la disciplina administrativa sino es un aspecto inherente del ser humano que determina los criterios sobre los cuales conducimos nuestra vida. Luego de repasar este enfoque me atrevo a dejar esta pregunta. ¿Eres una persona formal o informal?.